Что делать, если контент-план плывет, а посты всегда приходится готовить в аврале

Потому что есть проблема в процессах. На этом можно было бы закончить, но «процессы» понятие очень широкое — нужно объяснять. Под процессами мы понимаем путь материала/поста/статьи от его планирования до выпуска. Внутри «процессов» может быть миллион разных шагов: общение с экспертом по теме, парочка согласований, дизайн иллюстраций, корректура, верстка, нарезание на короткие форматы.

В идеале все должно работать точно и по графику, без надрыва и аврала — материалы должны выходить постоянно и системно, не проседать по качеству. Но так почти никогда не получается. В процессах участвую люди, а они не могут работать точно, как машина.

Чинить каждую из проблем нужно отдельно: разговаривать с людьми, перестраивать процессы, перепроектировать работу. Мы будем говорить не об этом, а о том, как в таких непредсказуемых условиях обеспечить бесперебойную работу, если вы руководите происходящим.

Это главное правило: ничего и никогда не должно работать впритык. Если материал нужен сегодня, готовить его нужно не сегодня. Если вы знаете, что пост для соцсетей надо согласовать, нужно заложить на это время. Там, где начинается «впритык», все участники процесса не имеют права на ошибку и задержку. И стоимость такой ошибки, в свою очередь, многократно возрастает. Типа контентной «русской рулетки»: подставляешь пистолет к виску и жмешь на курок в надежде, что не выстрелит.

Допустим, приходит заказчик и говорит: «Нам сегодня срочно нужен пост про то-то». Ага, хорошо, сделали. Завтра снова приходит — снова надо срочно. И послезавтра. Это уже не стечение обстоятельств, это система: верхние ее звенья загоняют вас в ситуацию «впритыка». В этом случае нужно выйти на разговор и сказать: «У вас есть срочные инфоповоды, это нормально — но из-за них у нас ломаются процессы, рано или поздно при таком аврале все сломается».

Чтобы не приходилось бегать в аврале и делать впритык, у вас всегда должен быть резерв — контент на неделю, а то и на две. И если у вас что-то пойдет не так, оттуда всегда можно что-то вытащить, и читатели не заметят подмены.

Темы в запасе должны быть «вечными» — чтобы их можно было достать в любую погоду, при любой геополитической, экономической и экологической ситуации. В идеале нужно еще и согласовать готовый контент, отрисовать иллюстрации, все вычитать. В общем, довести до состояния «осталось только выпустить».

Когда что-то случится, именно редактор/SMMщик должен разгребать последствия кризиса. И вы должны быть готовы к этому вызову. Составьте себе список тем или рубрик, которые можно быстро и без проблем подготовить в случае катастрофы. Например, можно выпускать подборки старых материалов, или готовить рерайты выступлений известных людей. Переупаковывать то, что уже выходило — тоже вариант.

Если одна крайность — не иметь запаса совсем, то другая — иметь запас на ближайший год. Это хорошо для самоощущения: мир кажется предсказуемым и спокойным — но ровно до тех пор, пока мир на самом деле предсказуем.

Например, у вас есть запас на год вперед — и настало 24-е февраля. Старые материалы больше никуда не годятся, новых нет, приходится выбрасывать контент в топку и работать впритык.

Хорошо бы жить вообще без строгого контент-плана: иметь запас тем на ближайшее время и тасовать их по ситуации. Это называется темник. Тогда нет проблем, если какой-то материал должен выйти в какой-то конкретный день: как удобно, так и ставим.

Если у вас один автор на проекте, стоит ему заболеть, все рухнет. То же самое с дизайнером и корректором. Любой сотрудник редакции должен быть хотя бы временно заменим, иначе все рухнет.

Особенно хорошо эта функция работает в агентствах, а не в инхаус-разработке — всегда можно подтянуть автора/дизайнера/корректора/SMM-специалиста с другого проекта и договориться.